Od 01.01.2023 r. obowiązują nowe stawki diet w podróżach służbowych oraz nowe zasady rozliczania, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 25.10.2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z dn. 14.11.2022 r. poz. 2302), a mianowicie:
- dieta za dobę krajowej podróży służbowej od 1 stycznia 2023 r. wynosi 45 zł,
- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej będzie wynosił 9 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej,
- ryczałt za każdy nocleg będzie przysługiwał w wysokości 67,5 zł,
- zwrot kosztów za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 900,00 zł.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 05.02.2013 r. poz. 167) w § 5 pkt 1 wyznacza termin 14 dni od dnia zakończenia podróży do jej rozliczenia.
Stawki diet zagranicznych
Zmianie uległy też stawki diet zagranicznych, wysokość diety uzależniona jest od państwa, do którego pracownik się udaje.
O tym co to jest podróż służbowa mówi art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Nadmieniam, że pracownikowi opiekującemu się dzieckiem do lat 4 oraz kobietom w ciąży przysługuje prawo odmowy wyjazdu służbowego. Od tych osób każdorazowo należy uzyskać zgodę na wyjazd. Dokumentem potwierdzającym odbycie podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego. Dieta nie przysługuje w przypadku podróży służbowej do miejscowości, w której pracownik mieszka oraz gdy zapewniono pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie. Wysokość diety uzależniona jest od długości wyjazdu służbowego, co oznacza, że gdy wyjazd trwa:
- krócej niż 8 godz. – wówczas dieta nie przysługuje
- od 8 do 12 godz. – uprawnienie do otrzymania diety w ½ wysokości, czyli 25,50 zł
- powyżej 12 godz. – wówczas dieta przysługuje w pełnej wysokości, czyli 45,00 zł.
W przypadku podróży trwającej dłużej niż jedną dobę, za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, a rozpoczętą dobę:
- do 8 godz. – ½ diety
- powyżej 8 godz. – pełna dieta.
Jeżeli zagwarantowano bezpłatny posiłek to dieta ulega pomniejszeniu:
- śniadanie i kolacja – po 25% diety
- obiad – o 50% diety.
Trzeba tu zaznaczyć, że dietę obniża się także w sytuacji, gdy w koszty usługi hotelarskiej wliczony jest posiłek. Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. z 2022 roku poz. 2647))) i nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS (zgodnie z §2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 roku nr 161, poz. 1106)) , ale do wysokości określonej w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 775 § 1 Kodeksu pracy.