Do tej pory sprawozdania finansowe były sporządzane w formie papierowej i były podpisywane ręcznie przez cały zarząd oraz osobę sporządzającą. Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi w ustawie z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw od października 2018 roku sprawozdania finansowe muszą zostać przesyłane do KRS w formie elektronicznej. Wprowadzone zmiany mają związek z postępującą cyfryzacją postępowań przed sądami rejestrowymi. Obowiązek ten dotyczy następujących podmiotów:

• jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z MSR,
• podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego.

W Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych zostały opublikowane struktury logiczne dotyczące przekazywania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej w strukturze jednolitego pliku kontrolnego do KRS. Dla różnych rodzajów jednostek (mikro, małej i dużej) przygotowane zostały różne formy sprawozdań finansowych. Schematy i struktury logiczne są stworzone na podstawie ustawy o rachunkowości. Obecnie brakuje takiej struktury i formatu dla sprawozdań sporządzanych zgodnie z MSR. W przypadku podmiotów podlegających badaniu przez biegłego rewidenta sprawozdanie z badania zawierające opinię również musi być sporządzone wyłącznie w formie elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez biegłego rewidenta.

Spółki jawne i partnerskie są zobowiązane do złożenia sprawozdania finansowego tylko w sytuacji, gdy zaistnieją wskazane w ustawie do tego przesłanki, m.in. osiągnięcie przychodów netto ze sprzedaży za poprzedni rok obrotowy w wysokości co najmniej EUR 2.000.000. Jeśli mają mniejszy obrót muszą przesłać oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego. Takie oświadczenie od tego roku musi również zostać przesłane elektronicznie przez uprawnioną osobę.

Sprawozdania finansowe w formie elektronicznej powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym (eGO). Oznacza to, że takim podpisem musi dysponować osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy to wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać sprawozdanie finansowe elektronicznie.

Dla każdego podmiotu zobligowanego do składania sprawozdań finansowych do KRS prowadzone będzie w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych, które będzie bezpłatnie udostępniane poprzez ogólnodostępne sieci informatyczne. Sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z badania zostaną automatycznie przesłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, co oznacza, że spółki wpisane do KRS nie będą musiały dodatkowo przesyłać sprawozdań finansowych do właściwych urzędów skarbowych.

Nie zmienił się termin przekazywania sprawozdań finansowych do KRS, dalej dokumenty należy przekazać do Sądu w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Po dniu 1 października 2018 r. sprawozdania nie spełniające ustawowych wymagań nie będą przyjmowane przez sądy rejestrowe.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw  (Dz.U. z 2018 r., poz. 398)
• Biuletyn Informacji Publicznej Ministra Finansów