Niedawno Prezydent podpisał zapowiadaną od półtora roku nowelizację ponad 160 ustaw ze względu na RODO. Zmienione zostały m. in. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną czy Ustawa o prawach konsumenta. Jednak najważniejsze zmiany z punktu widzenia wszystkich przedsiębiorców będą dotyczyły prawa pracy.
Po raz kolejny ustawodawca zmienił określony w Kodeksie pracy zakres danych, jakich pracodawca może wymagać przy rekrutacji. Zamiast miejsca zamieszkania pracodawca może teraz żądać wskazania przez kandydata danych kontaktowych, natomiast informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia można żądać jedynie wtedy, gdy okazuje się to niezbędne do wykonywania określonej pracy.
Nowelizacja wprost dopuszcza pobieranie zgód na przetwarzanie pozostałych danych osobowych kandydatów i pracowników związanych z pracą, z wyjątkiem danych dotyczących karalności (na ich przetwarzanie musi zezwalać konkretny przepis prawa). Jednak szczególne dane osobowe (np. o stanie zdrowia) będą mogły być przetwarzane na podstawie wyraźnej zgody i tylko wtedy, gdy ich przekazanie nastąpi z inicjatywy kandydata lub pracownika. Do przetwarzania takich danych w imieniu pracodawcy pracownicy powinny otrzymać pisemne upoważnienia wraz ze zobowiązaniem do zachowania tajemnicy.
Zmianie uległy też zasady dotyczące monitoringu wizyjnego pracowników. W żadnym wypadku nie będzie można monitorować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej (dotychczas były od tej zasady wyjątki). Monitoring pomieszczeń sanitarnych będzie wymagał zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy taka nie funkcjonuje – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Opisane zmiany zaczną obowiązywać już na przełomie kwietnia i maja br.
Zdaniem prawnika
Najnowsze zmiany w Kodeksie pracy wymuszają na przedsiębiorcach weryfikację dotychczas stosowanych procedur. Wywołują też skrajne opinie. Przedstawiciele Ministerstwa Cyfryzacji twierdzą, że nowelizacja ułatwi pracodawcom ochronę danych osobowych pracowników i kandydatów. Z kolei wielu pracodawców obawia się, że nowe przepisy znacznie utrudnią skuteczną rekrutację. W związku z tym moim zdaniem nowe regulacje należy stosować rozsądnie. Ostatecznie chodzi o to, aby z jednej strony zapewnić jak największą ochronę danych osobowych i zminimalizować ryzyko otrzymania kary, a z drugiej strony działania te nie powinny nadmiernie ograniczać rekrutacji czy innych czynności z zakresu HR. Dlatego należy nie tylko starannie zaplanować cały system przetwarzania danych osobowych pracowników i kandydatów, ale również go monitorować. Do tego niezbędna jest współpraca z prawnikiem. W ten sposób stanie się możliwe wyciągnięcie szczegółowych wniosków, specyficznych dla sytuacji danego pracodawcy, które pozwolą proces przetwarzania danych czynić nie tylko coraz bardziej bezpiecznym i zgodnym z prawem, ale również bardziej ekonomicznym i wydajnym. Innymi słowy, dotychczasowy proces optymalizacji działalności przedsiębiorstwa powinien zostać rozszerzony o wyzwania związane z ochroną danych osobowych.
Szymon Goździk, prawnik, specjalista ds. ochrony danych osobowych, Inspektor Ochrony Danych Osobowych