W obecnym świecie kwestia wszechobecnego monitorowania aktywności ludzkiej zasadniczo nie budzi już większych emocji – w świecie realnym kamery są w zasadzie wszędzie, natomiast w wirtualnym większość społeczeństwa nie zdaje sobie nawet sprawy z możliwości, jakie możliwości dają nowoczesne technologie wykorzystywane przez informatycznych potentatów.

Po wdrożeniu nowych przepisów o ochronie danych osobowych, wynikających z implementacji Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oczekiwane jest ograniczenie przetwarzania danych osobowych, w tym utrwalonego wizerunku – czas pokaże, czy przyniosą one oczekiwany efekt.

Jak każdemu człowiekowi, pracownikowi przysługuje prawo do ochrony prywatnej sfery życia, stanowiącej jedno z chronionych prawnie dóbr osobistych. Prywatność pracownika w miejscu pracy ulega jednak zasadniczo pewnym ograniczeniom, wynikającym z uprawnień kontrolnych pracodawcy oraz ogólnej zasady podporządkowania pracownika. Szczególnym bowiem obowiązkiem pracownika, który znajduje się na pierwszym miejscu w katalogu obowiązków Kodeksu pracy, jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy. Pracownik ma zatem obowiązek świadczyć pracę przez czas określony w umowie o pracę, a pracodawca – prawo kontroli nad wywiązywaniem się podwładnego z nałożonych na niego obowiązków. Kontrola taka z jednej strony uchronić może pracodawcę przed ewentualną odpowiedzialnością za działania pracownika i szkody spowodowane przez niego wobec osób trzecich, z drugiej zaś strony wiąże się z możliwością naruszenia przez pracodawcę prawa do prywatności oraz innych dóbr osobistych  pracownika oraz koniecznością przestrzegania norm, dotyczących ochrony danych osobowych i przekazywania informacji.

Zgodnie z ogólnie przyjętą definicją, za monitoring uważa się czynności przedsięwzięte w celu gromadzenia informacji o pracownikach poprzez poddanie ich obserwacji czy to bezpośrednio, czy to z użyciem urządzeń elektronicznych.[1] Do najczęstszych form monitoringu pracowników należy kontrola i nagrywanie rozmów telefonicznych, instalacja oprogramowania umożliwiającego stały wgląd w komputery czy wideomonitoring.

Wraz z wejściem w życie nowych regulacji RODO polski ustawodawca zdecydował się po raz pierwszy kodeksowo uregulować kwestię monitorowania pracowników, wprowadzając odpowiednie zapisy w Kodeksie pracy. Jakie zatem zmiany dla pracodawców i pracowników niosą nowe regulacje w stosunku do stosowanych dotychczas praktyk i jakie nowe obowiązki pracodawcy będą mieli w związku z kontrolą pracowników?

1. Dotychczasowe praktyki

Zdaniem autorytetów prawa pracy, potwierdzonym również orzecznictwem sądowym w tym zakresie, monitoring pracowników uważany był za dopuszczalny, o ile spełniał następujące warunki:

• zgodność z prawem – nie może opierać się na środkach prawnie zakazanych,
• usprawiedliwiony charakter z uwagi na interes pracodawcy – np. ochrona danych osobowych, zapewnienie pracownikom i klientom bezpieczeństwa,
• zgodność z zasadą proporcjonalności – podjęte środki muszą być odpowiednie w stosunku do celu, któremu mają służyć oraz w możliwie najmniejszym stopniu ingerować w prywatność pracowników,
• transparentność – pracownicy powinni mieć świadomość, że są poddawani monitoringowi. Ważne jest, by każda z zatrudnionych osób została poinformowana o możliwości stosowania środków kontrolnych. Pracodawca powinien szczegółowo określić zasady kontroli i zapoznać z nimi personel. Może to uczynić zarówno w obowiązującym w firmie regulaminie wewnętrznym, jak i – indywidualnie wobec każdego pracownika – w umowie o pracę bądź aneksie do niej.

W zależności od charakteru pracy, pracodawcy mogli posługiwać się różnymi środkami kontroli, w każdym jednak przypadku powinni mieć na uwadze konieczność przestrzegania powyższych zasad.

Przykładowo, w przypadku kamer w miejscu pracy, monitorowani pracownicy nie musieli wprawdzie wyrazić zgody na instalację kamer, o ile służyć one miały wypełnieniu prawnie usprawiedliwionych celów pracodawcy – w każdym przypadku konieczne było jednak uprzedzenie podwładnych o nagrywaniu. Same kamery powinny być natomiast umieszczone w widocznych miejscach. Nie wolno było również umieszczać kamer w miejscach, gdzie pracownik ma prawo oczekiwać poszanowania jego prywatności – jak przebieralnie czy toalety.  Z uwagi na to, że  monitoring wizualny stanowił przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu poprzedniej ustawy o ochronie danych osobowych, pracodawca – administrator danych – zobowiązany był przechowywać nagrania w taki sposób, by zapewnić ich zabezpieczenie przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym.

Z kolei w zakresie korzystania z służbowych komputerów i poczty elektronicznej, z uwagi na ochronę tajemnicy korespondencji jako jednego z dóbr osobistych człowieka, w przeciwieństwie do korespondencji służbowej, do której pracodawca posiada pełny wgląd, wgląd w korespondencję prywatną stanowiłby już naruszenie prywatności pracownika. Pracodawca był oczywiście uprawniony do wprowadzenia zakazu używania firmowej skrzynki emailowej dla celów prywatnych, niezwiązanych z obowiązkami służbowymi. Jeżeli jednak nie wprowadził takiego zakazu, powinien godzić się z tym, że nie ma prawa do wglądu w treść prywatnych maili. Nic nie stało natomiast na przeszkodzie, by kontrolował on ilość wysyłanych maili prywatnych. Liczba wysłanych wiadomości sama w sobie jest już wskaźnikiem, czy pracownik odpowiednio wykorzystuje czas pracy oraz powierzony mu służbowy sprzęt.

Takie same zasady odnosiły się do monitorowania całości poczynań pracownika przy komputerze za pomocą specjalnego oprogramowania, pozwalającego m.in. archiwizować historię pracy czy udostępniać widok ekranu w czasie rzeczywistym. Instalując takie programy, pracodawcy powinni pamiętać, że większość z nich nie jest w stanie odróżnić np. korespondencji prywatnej od służbowej. Nietrudno więc, by szef – świadomie czy też nie – zapoznał się z treścią prywatnego maila pracownika, narażając się na odpowiedzialność z tytułu naruszenia dóbr osobistych pracownika. Wprowadzenie monitoringu aktywności pracownika winno być oczywiście uprzedzone uzyskaniem jego zgody. Dane zebrane za pomocą środków monitujących powinny być zabezpieczone przez pracodawcę przed nieuprawnionym wykorzystaniem ich przez osoby nieupoważnione. W przypadku zarejestrowania prywatnych danych pracownika pracodawca nie powinien się z nimi zapoznawać, ale niezwłocznie je wykasować.

Podobnie jak i inne, omówione już formy monitoringu, prawo pracodawcy do lokalizacji miejsca pobytu pracownika za pomocą służbowego telefonu komórkowego czy samochodu, wyposażonego w GPS, nie było prawnie uregulowane. W każdym przypadku pracownik musiał jednak mieć świadomość tego, że pracodawca w każdej chwili może sprawdzić, gdzie obecnie się znajduje. Pracodawca musiał więc uprzedzić go o tym, że zastrzega sobie taką możliwość, wskazując przy tym najlepiej, iż charakter wykonywanej pracy nie pozwala na zastosowanie innego środka ewidencji czasu pracy i kontroli, a jednocześnie pamiętać o tym, by nie nadużywać swoich uprawnień, lokalizując pracownika poza czasem pracy, wkraczając w jego czas prywatny i życie osobiste.

2. Nowa regulacja

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca art. 22² i 22³ dotyczące monitoringu zasadniczo nie zmienia opisanych powyżej i stosowanych dotychczas zasad, ale je precyzuje.

Przede wszystkim, ustawodawca wprowadza następujące przesłanki, których wystąpienie uprawnia pracodawcę do stosowania monitoringu:

• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników
• ochrona mienia
• kontrola produkcji
• zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Przedstawione przesłanki mają na tyle szeroki zakres, że wydaje się, że większość pracodawców, których celem jest stosowanie monitoringu, powinna być stanie uzasadnić wystąpienie choć jednej z nich. Jednocześnie z uwagi na ich enumeratywny charakter stanowią one katalog zamknięty, co oznacza, że pracodawcy nie będą mogli powołać się na stosowanie monitoringu uzasadnione innymi przyczynami.

Sam monitoring definiowany jest w nowej ustawie jako szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (ale już nie dźwięku). Ustawodawca nie wskazuje, co powinno być rozumiane pod pojęciem „terenu wokół zakładu pracy” pozostawiając tę kwestię samemu pracodawcy, wydaje się jednak, że teren ten nie powinien sięgać dalej, niż ogrodzenie. Z monitorowania w sposób wyraźny wyłączone zostały natomiast pomieszczenia zakładu pracy o charakterze „prywatnym” – pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie i pomieszczenia udostępniane zakładowym organizacjom związkowym, z zastrzeżeniem jednak, że monitorowanie tych pomieszczeń jest niezbędne do realizacji jednej ze wskazanych powyżej przesłanek i nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie osób przebywających w pomieszczeniach.

Uzyskane za pomocą monitoringu nagrania pracodawca może przetwarzać wyłącznie dla celów, dla których zostały zebrane, i przechowywać maksymalnie przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Przewidując, że takie ograniczenie może w konsekwencji uniemożliwić pracodawcom skorzystanie z nagrań w sytuacji, gdy okażą się one potrzebne po tym terminie (na przykład jako środki dowodowe w długotrwałych postępowaniach sądowych), ustawodawca wskazał jednocześnie, że w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin trzymiesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie dopuszczalnych terminów pracodawca zasadniczo, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej, powinien zniszczyć przechowywane nagrania obrazu zawierające dane osobowe.

Wprowadzając monitoring pracodawca powinien jego cele, zakres i sposób zastosowania określić w obowiązującym u niego wewnątrzzakładowym akcie prawa – układzie zbiorowym bądź regulaminie pracy, a w ich braku – w obwieszczeniu, a informację o nich przekazać pracownikom w sposób przyjęty do ich informowania minimum 2 tygodnie przed jego uruchomieniem i pisemnie przed dopuszczeniem do pracy. Monitorowane obszary powinny minimum na dzień przed uruchomieniem oznaczone w sposób widoczny i czytelny za pomocą znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Jak wynika z opisanych regulacji, raczej nie powinny one w sposób istotny zmienić obowiązujących dotychczas praktyk. Istotne jest jednak, że zgodnie z nowymi zasadami RODO pracodawca powinien spełnić dodatkowe obowiązki informacyjne i przekazać monitorowanym pracownikom następujące informacje:

• adres i pełną nazwę oraz dane kontaktowe administratora danych osobowych,
• podstawę prawną i cel przetwarzania danych osobowych (wraz z ew. opisem prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora),
• informacje odnośnie:
• odbiorców danych osobowych,
• zamiaru przekazania danych do państwa trzeciego,
• okresu przechowywania danych bądź kryteriów jego ustalenia,
• prawa dostępu do danych osobowych oraz ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawie do wniesienia sprzeciwu i do przenoszenia danych,
• prawa do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych,
• prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Poza monitoringiem wizyjnym nowelizacja przewiduje możliwość kontrolowania przez pracodawcę służbowej poczty elektronicznej pracownika, o ile jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Przesłanka ta zezwala zatem na kontrolowanie w zasadzie każdego pracownika zatrudnionego przy komputerze. Wybór środków pozwalających na prowadzenie takiego monitoringu pozostawiono pracodawcy, zastrzegając jednak, że tak jak dotychczas monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. W konsekwencji pracodawca dokonując wyboru systemu do monitorowania komputerów w dalszym ciągu musi pamiętać, by uniemożliwiał on wgląd w treści prywatne. W pozostałym zakresie do monitoringu poczty elektronicznej zastosowanie znajdują reguły przewidziane dla monitoringu wizyjnego.

Wprowadzone przepisy pozwalają pracodawcy na stosowanie powyższych zasad dotyczących monitoringu poczty elektronicznej odpowiednio również do innych form monitoringu, o ile ich zastosowanie jest konieczne do zapewnienia pełnego wykorzystania czasu pracy i właściwego użytkowania narzędzi pracy. Przykładem takiej innej formy będzie np. monitoring korzystania z służbowych samochodów za pomocą urządzeń GPS.

Wejście w życie nowych regulacji w zakresie monitoringu powinno uregulować istniejącą dotychczas lukę, przez którą pracodawcy często nie mieli świadomości odnośnie zakresu dopuszczalności stosowania i możliwych form kontroli pracowników, zaś pracownicy mogli odnosić wrażenie, że ich prywatność jest naruszana, co pozwala pozytywnie ocenić wprowadzane zmiany i mieć nadzieję, że ujednolicą one stosowane przez pracodawców reguły, dopasowując je jednocześnie do specyfiki danego przedsiębiorstwa.

Barbara Wawrzyniak
Radca prawny w Kancelarii BSO Prawo & Podatki

[1] „Monitorowanie pracownika w miejscu pracy”, Dr Arkadiusz Lach, w: Monitor Prawa Pracy, nr 10/2004