Przedsiębiorcy posiadający pojazdy firmowe już na samym początku powinni jasno określić zasady korzystania z samochodów osobowych przez pracowników.

Użyczenie samochodu służbowego pracownikowi firmy

W tym zakresie istotne jest stworzenie, tzw. polityki samochodowej, która obejmuje regulamin oraz umowy powierzania pojazdu pracownikowi. Stworzenie takich zasad pozwala zachować przejrzyste warunki dla osób zatrudnionych oraz spójność na tle rozliczania podatku VAT oraz PIT. W związku z tym właściciel powinien zdecydować czy zakupiony samochód firmowy będzie wykorzystywany tylko i wyłącznie do celów służbowych czy też dodatkowo do celów prywatnych (cel mieszany).

W pierwszym przypadku, na gruncie rozliczania podatku VAT, należy powiadomić o tym fakcie Urząd Skarbowy oraz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu.
W takiej sytuacji możliwe jest odliczenie w pełni podatku VAT od faktur zakupu związanych
z eksploatacją pojazdu (z wyłączeniem faktur za zakup paliwa).

Jeżeli zaś właściciel godzi się na użyczanie pracownikowi samochodu firmowego – nawet w niewielkim stopniu – do celów prywatnych wówczas ma możliwość odliczenia wyłącznie 50% VAT-u. Pozostała część podatku, niepodlegająca odliczeniu, stanowić będzie koszty uzyskania przychodu przedsiębiorstwa.

Należy również pamiętać, że od 1 stycznia br. wartość nieodpłatnego świadczenia związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych rozliczana jest ryczałtem w wysokości:

• 250,00 PLN miesięcznie, gdy samochód ma silnik o pojemności poniżej 1600 cm³
• 400,00 PLN miesięcznie, gdy samochód ma silnik o pojemności powyżej 1600 cm³

W przypadku udostępniania samochodu jedynie przez część miesiąca, wysokość przychodu ustalana jest proporcjonalnie jako 1/30 kwoty ryczałtu za każdy dzień korzystania.

W związku z tym z tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz, co istotne, z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne zmniejszeniu ulegnie wynagrodzenie pracownika o kwotę:

• 75,81 PLN miesięcznie przy ryczałcie 250,00 PLN,
• 121,28 PLN miesięcznie przy ryczałcie 400,00 PLN;

lub odpowiednio o kwotę dzienną.

Z kolei dla przedsiębiorcy takie działanie wygeneruje dodatkowe koszty w zakresie składek społecznych opłacanych przez pracodawcę. W sytuacji kiedy miesięczny ryczałt stanowić będzie 250,00 PLN ? firma dodatkowo zapłaci za pracownika ZUS w wysokości 51,86 PLN lub odpowiednio przy kwocie 400,00 PLN ? 82,93 PLN.

Podejmując zatem decyzję o zakresie wykorzystania przez pracownika samochodu służbowego, pracodawca powinien rozstrzygnąć czy dodatkowe koszty są znaczące dla firmy i czy nie lepiej skorzystać z możliwości odliczenia 100% VAT-u naliczonego od wydatków eksploatacyjnych.

Autorem wpisu jest Beata Żarnowska, księgowa w BSO Księgowość (BSO Outsourcing sp. z o.o.)